Workflow HR: Administre la incorporación y el seguimiento de sus empleados

En un entorno profesional en constante evolución, las empresas buscan optimizar sus procesos de recursos humanos para ganar eficiencia y competitividad. La implementación de flujos de trabajo de recursos humanos permite que las tareas repetitivas se automatizaran, simplifiquen la gestión administrativa y mejoren la gestión de recursos humanos.

Ya sea para la incorporación de nuevos empleados, la gestión de vacaciones o el monitoreo de la capacitación, los flujos de trabajo de recursos humanos se han vuelto esenciales para los servicios modernos de recursos humanos. Traen un alto valor agregado y proporcionan tiempo de ahorro en el trabajo de los polos de recursos humanos.

¿Cómo definir un flujo de trabajo de recursos humanos?

Un flujo de trabajo de recursos humanos es una cadena estructurada de acciones y pasos para gestionar efectivamente un proceso dentro de los recursos humanos. Es una representación de flujos de trabajo entre los diversos actores, servicios y sistemas involucrados. Para definir un flujo de trabajo de recursos humanos, es esencial:

1. Identifique el proceso de recursos humanos para optimizar, como el proceso de reclutamiento, la gestión de dejar la gestión o la gestión de la nómina.
2. Descompone las tareas en pasos claros y precisos, definiendo los gerentes, plazos y herramientas utilizadas para cada paso.
3. Defina las reglas y condiciones para cada paso, incluidas las aprobaciones necesarias para una mejor gestión de los flujos.
4. Configure el flujo de trabajo utilizando el software de flujo de trabajo o un motor de flujo de trabajo integrado en su SIRH.
5. Automatice las tareas repetitivas para ahorrar tiempo y reducir los errores.

El uso de un flujo de trabajo de recursos humanos permite centralizar la información, optimizar el tiempo de trabajo y mejorar la calidad de los procesos, al tiempo que garantiza la confidencialidad de los datos.

¿Cómo administrar la incorporación de nuevos empleados?

La incorporación, o la integración de nuevos empleados, es una etapa crucial en el ciclo de vida del empleado. Un flujo de trabajo de recursos humanos bien diseñado para la incorporación le permite crear una experiencia positiva desde el primer día. Aquí le mostramos cómo manejar efectivamente el incorporación:

1. Preparación Antes de llegar: envíe automáticamente una carta de recepción al nuevo empleado, incluida la información esencial de la empresa, el puesto y los primeros pasos a seguir.
2. Creación del archivo del nuevo empleado: recopile los datos personales y administrativos necesarios, como el contrato de empleo, los datos de contacto bancarios y los documentos de identidad, utilizando formularios seguros en línea.
3. Configuración del acceso: cree cuentas sobre las diversas aplicaciones y sistemas de la empresa, en colaboración con el Departamento de TI, para garantizar la presencia del nuevo empleado en todos los sistemas necesarios.
4. Planificación de capacitación: Organice las sesiones iniciales de capacitación para transmitir el conocimiento necesario de las herramientas, los procesos internos y la cultura corporativa.
5. Monitoreo y soporte: configure puntos regulares con el gerente y el equipo para garantizar una integración exitosa, evaluando regularmente la progresión y ajustando si es necesario.

Una de las principales ventajas de la automatización de incorporación de flujo de trabajo es ahorrar tiempo para los equipos de recursos humanos. Al automatizar el envío del contrato de empleo para la firma electrónica, elimina los plazos relacionados con los intercambios de documentos en papel y garantiza una mayor confidencialidad de la información confidencial. Además, al centralizar la información en un software de gestión SIRH o de gestión, facilita el monitoreo de procesos y la actualización de datos en tiempo real.

La integración exitosa de un nuevo empleado contribuye a su satisfacción y su productividad, que tiene un impacto positivo en el rendimiento general de la empresa. Al adoptar un enfoque estructurado y automatizado, no solo mejora la efectividad del proceso, sino que también fortalece la imagen profesional de su organización.

¿Cómo gestionar las ausencias y el permiso de los empleados?

La gestión de ausencias y licencia es un elemento clave en la operación de un negocio. Un sistema efectivo garantiza una planificación óptima de recursos y manteniendo la productividad del equipo. Así es como un flujo de trabajo de recursos humanos puede simplificar este proceso:

1. Presentación de solicitudes: los empleados completan un formulario en línea para enviar sus solicitudes de licencia o ausencia. Este sistema facilita la entrada de información y reduce los errores vinculados a los soportes en papel.
2. Flujo de trabajo de aprobación: las solicitudes se transmiten automáticamente a los funcionarios interesados ​​para su aprobación. Por lo tanto, los gerentes pueden validar o rechazar las solicitudes de un solo clic, teniendo en cuenta la carga de trabajo del equipo.
3. Actualización de los horarios: una vez que se ha aprobado la solicitud, el sistema actualiza los horarios y los calendarios compartidos, asegurando la visibilidad de tiempo real en la disponibilidad de todos.
4. Notificaciones: los empleados reciben automáticamente notificaciones por correo electrónico sobre el estado de su solicitud, y los equipos en cuestión están informados de ausencias futuras.
5. Monitoreo de ventas: el sistema calcula automáticamente los saldos de licencia restantes para cada empleado, evitando así errores de cálculo y malentendidos.

Además, al integrar el flujo de trabajo de gestión de ausencia con su sistema de gestión de nómina, usted garantiza la sincronización de datos, lo que contribuye a la reducción de errores al calcular los salarios. Esto también permite la ganancia de productividad para el servicio de nómina, que ya no tiene que ingresar la información de ausencia manualmente.

El uso de un sistema de flujo de trabajo seguro garantiza la confidencialidad de los datos personales de los empleados. La información confidencial está protegida, y solo los usuarios autorizados tienen acceso a los datos, lo que fortalece la seguridad general del sistema.

¿Qué herramientas están disponibles para automatizar los flujos de trabajo de recursos humanos?

Hay una multitud de soluciones para automatizar sus flujos de trabajo de recursos humanos, adaptados a las necesidades específicas de cada empresa. Aquí hay algunas opciones a considerar:

Software de flujo de trabajo dedicado

Workflow Software ofrece una plataforma completa para administrar y automatizar sus procesos de recursos humanos. Estas herramientas le permiten configurar flujos de trabajo personalizados, centralizar los datos y mejorar la comunicación entre los equipos.

HRM (Sistemas de información de recursos humanos)

Sirh generalmente incorpora funciones de flujo de trabajo para automatizar los procesos actuales de recursos humanos. Sirven como base para la gestión global de los recursos humanos, incluida la gestión administrativa, la nómina, la capacitación y más.

Herramientas de automatización de flujo de trabajo

Soluciones como Docuware EDM permiten automatizar flujos y procesos documentales relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Estas herramientas son particularmente útiles para la gestión de contratos, formularios y documentos legales.

Aplicaciones específicas

Dependiendo de sus necesidades, puede optar por aplicaciones dedicadas a procesos específicos, como gestión del tiempo, planificación de capacitación o gestión del talento. Estas aplicaciones a menudo pueden integrarse en sus sistemas existentes para ofrecer una solución completa.

La adopción de una herramienta de flujo de trabajo adecuada le permite ahorrar tiempo significativo al automatizar tareas repetitivas. Esto da como resultado una reducción en los costos operativos y una mejora en la competitividad de su negocio. Además, una mejor gestión de empresas gerencia contribuye a una mayor satisfacción de los empleados y gerentes.

3 ejemplos de flujos de trabajo de recursos humanos

Ejemplo 1: proceso de reclutamiento

El proceso de reclutamiento puede ser complejo y requiere la coordinación de varios jugadores. Un flujo de trabajo automatizado puede incluir:

1. Publicación automática de ofertas de trabajo en diferentes canales.
2. Recepción y clasificación de aplicaciones con un sistema de clasificación por criterios.
3. Planificación de entrevistas y envío de notificaciones a candidatos y entrevistadores.
4. Colección de evaluaciones post-Instreto para la toma de decisiones informadas.
5. Enviar el contrato de empleo para firma electrónica una vez que se haya seleccionado el candidato.

Este flujo de trabajo facilita la gestión de las aplicaciones, mejora la calidad del reclutamiento y ofrece una mejor experiencia a los candidatos.

Ejemplo 2: Gestión de capacitación

La gestión de la capacitación es esencial para el desarrollo de las habilidades de los empleados. Un flujo de trabajo dedicado puede entender:

1. Identificación de las necesidades de capacitación en colaboración con los gerentes.
2. Planificación de sesiones de capacitación con proveedores.
3. Registro automático de los empleados interesados ​​y enviando notificaciones.
4. Monitoreo de las presencias y resultados obtenidos.
5. Actualización de perfiles de empleados con nuevas habilidades adquiridas.

Este flujo de trabajo proporciona una mejor organización, una mejora continua en las habilidades y la trazabilidad de la capacitación seguida.

Ejemplo 3: Gestión de evaluaciones anuales

Las evaluaciones anuales son un momento clave para hacer un balance de rendimiento y definir objetivos futuros. Un flujo de trabajo puede incluir:

1. Envío automático de formularios de evaluación a empleados y gerentes.
2. Planificación de entrevistas de evaluación con retiro de las fechas.
3. Recopilación de evaluaciones y centralización de datos.
4. Análisis de resultados para identificar fortalezas y áreas de mejora.
5. Definición de objetivos para el nuevo período y actualización en el sistema.

Este flujo de trabajo permite la gestión estructurada de las evaluaciones, promueve la comunicación y garantiza la coherencia en el enfoque gerencial.

Su solución para automatizar sus flujos de trabajo de recursos humanos

Presentación de la solución y sus características de informes

Nuestra solución es el software innovador ATS/CRM diseñado para optimizar sus informes de recursos humanos. Sus características incluyen:

• Recopilación automatizada de datos relacionados con el reclutamiento y gestión del personal.
• Paneles de recursos humanos personalizables para seguir su KPI HR.
• Integración con sus sistemas existentes para la centralización de los datos.
• HR DATVISualization para una interpretación de datos facilitada.

¿Cómo simplificar sus informes de recursos humanos?

Al adoptar nuestra solución, se beneficia de muchas ventajas:

• Automatización de tareas de informes, reducción de errores y el tiempo dedicado.
• Visualización de datos de recursos humanos en tiempo real para la toma de decisiones rápidas.
• Análisis predictivo de recursos humanos gracias a los big data y la minería de datos.
• La conformidad de RGPD garantizó la confidencialidad de sus datos.

Nuestra solución lo ayuda a optimizar sus procesos de recursos humanos y lograr sus objetivos estratégicos.

Integración de la solución en su sistema de recursos humanos existente

La integración de nuestra solución es simple y efectiva:

• Compatibilidad con los principales HRS en el mercado.
• Facilitó la migración de sus datos existentes.
• Entrenamiento y apoyo para sus equipos.

Al integrar nuestra solución, centraliza sus necesidades en una sola herramienta de informes de recursos humanos, mejorando así la consistencia y la eficiencia de la gestión de su personal. Al mismo tiempo, puede mejorar la gestión de habilidades.

También descubra nuestra guía sobre la digitalización de los procesos de recursos humanos para ir aún más lejos.

Los informes de recursos humanos son una palanca poderosa para optimizar su gestión de recursos humanos.

Usando indicadores clave (KPI), paneles de recursos humanos y herramientas adecuadas, mejoran el rendimiento de su negocio.

No permita que sus competidores avancen. Automatice y optimice sus informes de recursos humanos hoy. Para un reclutamiento efectivo, impulse su negocio al éxito.