Gráfico de organización funcional: Guía de presentación y creación

¿Por qué y cómo crear una tabla de organización funcional? Este artículo explica en detalle el procedimiento para construir y optimizar su estructura interna y esquema de jerarquía, utilizando herramientas modernas y software adecuado. Lo que promueve la implementación de una estrategia de optimización de la estructura organizativa dinámica y digital.

Definición y problemas

¿Qué es una tabla de organización funcional?

Un cuadro de organización es un diagrama que presenta visualmente la estructura de una empresa. Cuando está calificado como funcional, destaca la distribución de responsabilidades y la distribución de tareas entre los diferentes servicios y funciones. Esta herramienta de creación organizacional permite establecer un esquema organizacional claro y preciso, facilitando así la visualización de la organización y la comprensión de la jerarquía interna.

En la práctica, la tabla de organización funcional a menudo tiene la forma de un diagrama jerárquico o un diagrama que detalla el flujo de comunicación interna y la distribución de funciones dentro de la organización. Es una guía para crear una tabla de organización que también permite llevar a cabo una asignación de procesos e identificar los puntos clave para optimizar en la estructura organizacional.

¿Cuál es el interés de una tabla de organización funcional?

El interés de una tabla de organización funcional radica en su capacidad para aclarar la estructura y la jerarquía de la organización. Hace posible visualizar de manera digital e interactiva la distribución de responsabilidades y roles, lo que facilita la gestión y la comunicación entre los miembros del equipo. Gracias a este esquema organizacional, las empresas pueden identificar rápidamente los puntos de colaboración y redefinición de tareas, lo que contribuye a la optimización general de su proceso interno.

Además, el gráfico de la organización funcional juega un papel estratégico en la capacitación de empleados y en la estrategia de gestión organizacional. Sirve como referencia para la distribución de flujos y la ilustración de la organización de la organización. En resumen, constituye una guía y un punto de referencia para medir la efectividad de la estructura interna.

Los diferentes tipos de cuadros de organización

Hay tres grandes formas de organización de organizaciones:

• La tabla de organización jerárquica que representa la cadena de mando verticalmente, mostrando claramente la estructura de gestión y las relaciones de autoridad.
• El gráfico de la organización de Matrix incorpora una estructura dual, donde los empleados están agrupados por la función y por el proyecto, lo que facilita la flexibilidad y la colaboración en un entorno complejo.
• La tabla de organización horizontal o plana, generalmente se desarrolla en pequeñas empresas, donde no hay gestión intermedia. Ilustra una igualdad relativa entre los empleados.

Crear una tabla de organización de paso funcional por paso

Identificar funciones y servicios

La creación de una tabla de organización funcional comienza con la identificación de todas las funciones, servicios y departamentos presentes en su empresa. Es esencial determinar claramente los roles y responsabilidades de cada servicio para establecer una distribución de tareas coherentes. Por ejemplo, en una empresa de reclutamiento, puede ser útil distinguir el servicio de recursos humanos, el departamento de comunicación y el departamento de marketing digital.

Esta fase implica un análisis detallado de los procesos internos y puede confiar en la capacitación gerencial y los puntos de referencia estructurales organizacionales para comparar con otras compañías. Este paso es crucial porque sirve como base para definir el plan de organización jerárquica.

Recopilar y posponer la información

Una vez que se han identificado las funciones, es necesario recopilar y posponer toda la información relacionada con cada función y servicio. Esto incluye recopilar datos sobre responsabilidades, tareas, flujos de comunicación e interacciones entre los departamentos.

Para esto, se pueden usar herramientas como hojas de cálculo o software de administración para importar e indexar estos datos centralmente. El objetivo es establecer una configuración que permita una visualización clara de todos los procesos internos.

Por ejemplo, una empresa puede organizar talleres para recopilar información de cada departamento, luego usar estos datos para crear una representación gráfica de su estructura organizativa.

Concibe una lista de organización clara

La fase de creación pasa por el diseño de una tabla de organización que debe ser clara, diseño e interactiva. Para hacer esto, se recomienda utilizar los gráficos de organización o una herramienta de creación organizacional como Microsoft Visio, Canva, LucidChart, Visme o Creatamente.

El objetivo es llevar a cabo un diagrama jerárquico que presente de manera ilustrada la distribución de responsabilidades y tareas. El uso de gráficos de organización o modelo de cuadros de organización corporativa permite estandarizar la construcción de una tabla de organización funcional y ganar capacitación y velocidad.

Un buen esquema organizacional también debe integrar elementos de diseño organizacional funcionales que faciliten la visualización de la organización y la comprensión del flujo de comunicación interna.

Validación, difusión y actualización

Una vez que se construye el gráfico de su organización funcional, es esencial validarlo con gerentes y equipos para garantizar que la distribución de funciones y configuración refleje fielmente la organización. Este paso permite detectar posibles inconsistencias y hacer las correcciones necesarias.

Después de la validación, el diagrama jerárquico debe distribuirse internamente, ya sea en forma digital o impresa, para servir como guía de gestión y punto de referencia para la estructura organizativa. También es importante establecer un proceso de actualización automática para que el esquema organizacional esté actualizado frente a los desarrollos organizacionales.

Este paso puede basarse en herramientas de colaboración que permiten a cada miembro del equipo informar los cambios, asegurando así una configuración dinámica y optimizada de su gráfico de organización.

Herramientas y modelos para crear un gráfico de organización funcional

Herramientas

Para crear una tabla de organización funcional, existen muchas herramientas y software adaptados a la construcción y configuración de su diagrama. Puede usar herramientas simples como Word o Excel para hacer un diagrama básico, aunque requieren licencias. Entre las herramientas gratuitas, Google Slides y Google Sheet le permiten insertar diagramas y personalizarlos a su conveniencia.

Para las necesidades más avanzadas, el software especializado como Microsoft Visio, Canva, LucidChart, Visme y Creately ofrecen una multitud de cuadros de organización funcional.

Estas herramientas facilitan el mapeo de las funciones y la configuración de un diagrama funcional al ofrecer plantillas y modelos que puede adaptar de acuerdo con sus necesidades.

Modelos

Muchos sitios ofrecen gráficos de organización empresarial descargable o personalizable. Estos también son algunos ejemplos de cuadros de organización funcional que dependen de la tipología de la empresa.

En la mayoría de los casos, un cuadro de organización empresarial presenta la siguiente estructura:

• CEO
• Subdirector gerente
• Directores de departamento
• Gerentes
• Empleados

Este ejemplo de los gráficos de organización funcional sirven como guía para crear un gráfico de organización al proporcionar una estructura pre -establecida que se pueda adaptar a su organización. Permiten visualizar la distribución de responsabilidades y tareas de manera clara y estructurada.

Los cuadros de organización empresarial disponibles en línea se pueden descargar y personalizar de acuerdo con sus requisitos, lo que le ayuda a hacer un diagrama organizacional que sea estético y operativo. Este tipo de punto de referencia organizacional es particularmente útil para inspirarse y para capacitar en la creación de gráficos de organización.

Preguntas frecuentes: preguntas frecuentes

¿Cuáles son las tres formas de organización de organizaciones?

Las tres formas principales de la tabla de organización son: la tabla de organización jerárquica que presenta la estructura en cascada con niveles claros, la tabla de organización de matriz que combina funciones y proyectos para promover la colaboración dentro del equipo y el gráfico de la organización horizontal que favorece una estructura plana y una comunicación directa entre los miembros.

¿Es una tabla de organización en los negocios?

Aunque una tabla de organización jerárquica no es legalmente obligatoria, se recomienda aclarar la estructura organizacional y mejorar la gestión interna. Constituye una herramienta preciosa para capacitar a los empleados e implementar una estrategia de gestión organizacional efectiva.

¿Cómo adaptar una tabla de organización funcional a los desarrollos organizacionales?

Para seguir siendo relevante, es esencial configurar un sistema de actualización automática e integrar un flujo de trabajo colaborativo que permita al equipo informar cambios. El uso de software interactivo y digital facilita la visualización de la jerarquía y permite ajustar la configuración del esquema organizacional de acuerdo con los desarrollos internos. Este es un caso práctico para optimizar la estructura organizacional y ayuda a mantener una estrategia dinámica de gestión organizacional.