Organigrama jerárquico: guía de presentación y creación

Este artículo explica cómo diseñar e implementar un organigrama claro y eficaz que le permita visualizar su estructura interna y optimizar la gestión de su equipo. Abordaremos la definición, los desafíos y los métodos para crear un organigrama jerárquico, detallando cada fase del proceso.

Definición y problemas

¿Qué es un organigrama jerárquico?

Un organigrama es un diagrama que representa gráficamente la jerarquía de una empresa. Cuando se describe como jerárquico, resalta la organización y la estructura de la empresa al ilustrar la distribución de responsabilidades y roles entre los diferentes niveles. Este diagrama adopta la forma de un plan organizativo jerárquico que define las líneas de mando y el flujo de comunicación interna.

¿Cuál es el propósito de un organigrama jerárquico?

La principal ventaja de un organigrama jerárquico es que permite una representación clara de la estructura jerárquica de una empresa. Al mostrar claramente los diferentes niveles de gestión y la distribución de tareas, facilita la toma de decisiones y permite una gestión más eficaz. Esta herramienta también permite identificar rápidamente puestos clave y necesidades de contratación.

Además, un organigrama bien diseñado facilita la formación de los nuevos empleados, proporcionándoles una visualización clara de los flujos de comunicación interna y la estructura de la empresa. Sirve como referencia para los organigramas, permitiendo comparar y optimizar la distribución de responsabilidades y roles.

¿Cuál es la diferencia entre un organigrama jerárquico y un organigrama funcional?

Aunque ambos términos se refieren a la representación gráfica de una organización, un organigrama jerárquico se centra principalmente en la estructura y la cadena de mando, mostrando claramente los niveles de gestión y subordinación. Resalta la distribución de responsabilidades y el orden organizativo dentro de la empresa.

Por el contrario, un organigrama funcional se centra en las funciones y departamentos de la organización, detallando la distribución de las distintas tareas y actividades. Por lo tanto, el diagrama jerárquico está más orientado a visualizar la jerarquía y la gestión, mientras que el organigrama funcional enfatiza la distribución de funciones y la optimización de la estructura organizativa por departamento.

Guía para crear un organigrama jerárquico

Identificar los niveles de gestión

El primer paso para crear un organigrama jerárquico es identificar claramente los niveles de gestión que conforman la organización. Es importante definir las funciones y responsabilidades de cada departamento para estructurar un marco coherente. Por ejemplo, en una gran empresa, se distinguirían departamentos como recursos humanos, finanzas, marketing y producción. Este paso se basa en un mapeo de puestos que servirá de base para el plan organizativo jerárquico.

Recopilar y reportar información

Una vez identificadas las funciones, es necesario recopilar toda la información relacionada con cada rol y responsabilidad. Esta recopilación implica enumerar las tareas, los flujos de comunicación y las interacciones entre los diferentes departamentos. Se pueden utilizar herramientas como hojas de cálculo o software de gestión para registrar y centralizar estos datos.

Implementar un proceso de importación e indexación de datos le permitirá obtener una representación gráfica precisa de la organización. Un método riguroso de recopilación y generación de informes de datos es esencial para garantizar el rendimiento de su organigrama jerárquico.

Diseñar un organigrama claro

La fase de creación implica el diseño de un diagrama jerárquico claro y fácil de leer. Un buen organigrama debe incorporar un diseño dinámico e interactivo que permita visualizar la jerarquía y los flujos de comunicación interna. Por ejemplo, un plan organizativo jerárquico bien diseñado ayuda a los miembros del equipo a comprender rápidamente la distribución de responsabilidades y roles dentro del equipo.

Validación, distribución y actualización

El último paso del proceso es validar el organigrama jerárquico con los gerentes y equipos para garantizar que la estructura refleje fielmente la organización. Una vez validado, el diagrama jerárquico debe distribuirse internamente, ya sea digital o impreso, para mejorar la comunicación y la gestión dentro del equipo.

También es importante implementar un proceso de actualización automatizado para garantizar que el organigrama siga siendo relevante y refleje los cambios en la estructura de la empresa. La validación periódica y un flujo de trabajo colaborativo garantizarán la optimización continua de su organigrama.

Herramientas y plantillas para crear un organigrama jerárquico

Las herramientas

Existen muchas herramientas disponibles para crear organigramas. Puedes empezar con herramientas sencillas como Word o Excel, que te permiten dibujar un diagrama básico. Para una visualización más digital e interactiva, soluciones como Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme o Creately ofrecen funciones avanzadas.

Estos programas ofrecen plantillas de organigramas jerárquicos y modelos de organigramas corporativos que le ayudarán a estandarizar el proceso de creación y a generar una representación gráfica de la jerarquía que se ajuste a sus necesidades. También facilitan la indexación y el mapeo de funciones, lo que permite configurar un diagrama funcional óptimo.

Los modelos

El uso de modelos y plantillas facilita la construcción de un organigrama jerárquico. Generalmente, un diagrama de subordinación incluye las siguientes posiciones, en forma de pirámide o árbol:

• Director ejecutivo
• Director General Adjunto
• Directores de Departamento
• Gerentes
• Empleados

Estos ejemplos de organigramas jerárquicos sirven como guía para crear un organigrama, proporcionando una estructura predefinida que se adapta a su organización. Permiten visualizar la distribución de responsabilidades y tareas de forma clara y estructurada.

Puede descargar plantillas de organigramas en línea y personalizarlas según sus necesidades, lo que le ayudará a crear una estructura organizativa estética y funcional. Este tipo de referencia para organigramas es especialmente útil como inspiración y como capacitación en la creación de organigramas.

FAQ - Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los tres tipos de organigramas?

Las tres formas principales de organigrama son: el organigrama jerárquico que presenta la estructura en cascada con niveles claros, el organigrama matricial que combina funciones y proyectos para promover la colaboración dentro del equipo, y el organigrama horizontal que favorece una estructura plana y la comunicación directa entre los miembros.

¿Es obligatorio tener un organigrama en una empresa?

Aunque un organigrama jerárquico no es obligatorio por ley, se recomienda encarecidamente para aclarar la estructura organizativa y mejorar la gestión interna. Es una herramienta valiosa para la capacitación de los empleados y para implementar una estrategia eficaz de gestión organizacional.

¿Cómo adaptar un organigrama jerárquico a los cambios en la organización?

Para mantener su relevancia, es fundamental implementar un sistema de actualización automática e integrar un flujo de trabajo colaborativo que permita al equipo informar cambios. El uso de software digital interactivo facilita la visualización de la jerarquía y permite ajustar la configuración del organigrama según los cambios internos. Esto proporciona un ejemplo práctico de optimización de la estructura organizativa y ayuda a mantener una estrategia de gestión organizacional dinámica.