Organigrama funcional: guía de presentación y creación

¿Por qué y cómo crear un organigrama funcional? Este artículo explica detalladamente los pasos a seguir para crear y optimizar su estructura interna y diagrama jerárquico, utilizando herramientas modernas y el software adecuado. Esto le ayudará a implementar una estrategia dinámica y digital de optimización de la estructura organizacional.

Definición y problemas

¿Qué es un organigrama funcional?

Un organigrama es un diagrama que representa visualmente la estructura de una empresa. Cuando se describe como funcional, destaca la distribución de responsabilidades y tareas entre los diferentes departamentos y funciones. Esta herramienta de creación de organigramas permite establecer un diagrama organizacional claro y preciso, facilitando así la visualización de la organización y la comprensión de la jerarquía interna.

En la práctica, un organigrama funcional suele adoptar la forma de un diagrama jerárquico o un esquema que detalla el flujo de comunicación interna y la distribución de funciones dentro de la organización. Sirve como guía para la creación de un organigrama, que también permite el mapeo de procesos y la identificación de áreas clave de optimización dentro de la estructura organizativa.

¿Cuál es el propósito de un organigrama funcional?

El valor de un organigrama funcional reside en su capacidad para aclarar la estructura y la jerarquía de la organización. Permite una visualización digital e interactiva de la distribución de responsabilidades y roles, facilitando así la gestión y la comunicación entre los miembros del equipo. Gracias a este organigrama, las empresas pueden identificar rápidamente áreas de colaboración y redefinición de tareas, contribuyendo así a la optimización general de sus procesos internos.

Además, el organigrama funcional desempeña un papel estratégico en la formación de los empleados y la estrategia de gestión organizacional. Sirve como referencia para la asignación de tareas e ilustra la estructura de la organización. En resumen, proporciona una guía y un punto de referencia para medir la eficacia de la estructura interna.

Los diferentes tipos de organigramas

Hay tres tipos principales de organigrama:

• El organigrama jerárquico que representa la cadena de mando verticalmente, mostrando claramente la estructura de gestión y las relaciones de autoridad.
• El organigrama matricial incorpora una estructura dual, donde los empleados se agrupan tanto por función como por proyecto, facilitando así la flexibilidad y la colaboración en un entorno complejo.
• El organigrama horizontal o plano se suele desarrollar en empresas pequeñas, donde no hay mandos intermedios. Ilustra una relativa igualdad entre los empleados.

Crea un organigrama funcional paso a paso

Identificar las funciones y servicios

La creación de un organigrama funcional comienza identificando todas las funciones, servicios y departamentos de la empresa. Definir claramente las funciones y responsabilidades de cada servicio es esencial para establecer una división coherente de tareas. Por ejemplo, en una agencia de contratación, puede ser útil distinguir entre el departamento de recursos humanos, el de comunicación y el de marketing digital.

Esta fase implica un análisis detallado de los procesos internos y puede basarse en la formación de directivos y en los parámetros de la estructura organizativa para compararla con otras empresas. Este paso es crucial, ya que sirve de base para definir el plan organizativo jerárquico.

Recopilar y reportar información

Una vez identificadas las funciones, se debe recopilar y registrar toda la información relativa a cada función y servicio. Esto incluye la recopilación de datos sobre responsabilidades, tareas, flujos de comunicación e interacciones entre departamentos.

Para lograrlo, se pueden utilizar herramientas como hojas de cálculo o software de gestión para importar e indexar estos datos de forma centralizada. El objetivo es establecer una configuración que permita una visualización clara de todos los procesos internos.

Por ejemplo, una empresa puede organizar talleres para recopilar información de cada departamento y luego utilizar estos datos para crear una representación gráfica de su estructura organizacional.

Diseñar un organigrama claro

La fase de creación implica diseñar un organigrama que sea claro, visualmente atractivo e interactivo. Para ello, se recomienda utilizar un software de organigramas o una herramienta de creación de organigramas como Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme o Creately.

El objetivo es crear un diagrama jerárquico que represente visualmente la distribución de responsabilidades y tareas. El uso de plantillas de organigramas o modelos de organigramas empresariales permite la construcción estandarizada de un organigrama funcional, lo que resulta en una capacitación más rápida y eficiente.

Un buen organigrama también debe incorporar elementos de diseño de organigrama funcional que faciliten la visualización de la organización y la comprensión del flujo de comunicación interna.

Validación, distribución y actualización

Una vez creado el organigrama funcional, es fundamental validarlo con los gerentes y equipos para garantizar que la distribución de roles y la configuración reflejen fielmente la organización. Este paso permite identificar cualquier inconsistencia y realizar las correcciones necesarias.

Una vez validado, el diagrama jerárquico debe distribuirse internamente, ya sea digital o impreso, para que sirva como guía de gestión y referencia para la estructura organizativa. También es importante implementar un proceso de actualización automática para garantizar que el organigrama se mantenga actualizado ante los cambios organizacionales.

Este paso puede ser apoyado por herramientas colaborativas que permitan a cada miembro del equipo reportar cambios, garantizando así una configuración dinámica y optimizada de su organigrama.

Herramientas y plantillas para crear un organigrama funcional

Las herramientas

Para crear un organigrama funcional, existen numerosas herramientas y programas de software para crear y configurar su diagrama. Puede usar herramientas sencillas como Word o Excel para crear un diagrama básico, aunque requieren licencias. Entre las herramientas gratuitas, Google Slides y Google Sheets permiten insertar diagramas y personalizarlos a su gusto.

Para necesidades más avanzadas, software especializado como Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme y Creately ofrecen una multitud de diseños de organigramas funcionales.

Estas herramientas facilitan el mapeo de funciones y la configuración de un diagrama funcional ofreciendo plantillas y modelos que puedes adaptar a tus necesidades.

Los modelos

Muchos sitios web ofrecen plantillas de organigramas empresariales descargables o personalizables. Aquí también se muestran algunos ejemplos de organigramas funcionales según el tipo de empresa.

En la mayoría de los casos, un organigrama de una empresa presenta la siguiente estructura:

• Director ejecutivo
• Director General Adjunto
• Directores de Departamento
• Gerentes
• Empleados

Estos ejemplos de organigramas funcionales sirven como guía para crear un organigrama, proporcionando una estructura predefinida que se adapta a su organización. Le permiten visualizar la distribución de responsabilidades y tareas de forma clara y estructurada.

Puede descargar plantillas de organigramas en línea y personalizarlas según sus necesidades, lo que le ayudará a crear una estructura organizativa estética y funcional. Este tipo de referencia para organigramas es especialmente útil como inspiración y como capacitación en la creación de organigramas.

FAQ - Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los tres tipos de organigramas?

Las tres formas principales de organigrama son: el organigrama jerárquico que presenta la estructura en cascada con niveles claros, el organigrama matricial que combina funciones y proyectos para promover la colaboración dentro del equipo, y el organigrama horizontal que favorece una estructura plana y la comunicación directa entre los miembros.

¿Es obligatorio tener un organigrama en una empresa?

Aunque un organigrama jerárquico no es obligatorio por ley, se recomienda encarecidamente para aclarar la estructura organizativa y mejorar la gestión interna. Es una herramienta valiosa para la capacitación de los empleados y para implementar una estrategia eficaz de gestión organizacional.

¿Cómo adaptar un organigrama funcional a los cambios en la organización?

Para mantener su relevancia, es fundamental implementar un sistema de actualización automática e integrar un flujo de trabajo colaborativo que permita al equipo informar cambios. El uso de software digital interactivo facilita la visualización de la jerarquía y permite ajustar la configuración del organigrama según los cambios internos. Esto proporciona un ejemplo práctico de optimización de la estructura organizativa y ayuda a mantener una estrategia de gestión organizacional dinámica.