Hoja de cálculo de Excel vs. ATS: ¿cuál elegir?

En promedio, cada anuncio de empleo genera 250 CV. De estos candidatos, entre 4 y 6 serán convocados a una entrevista, y solo uno conseguirá el puesto. Por lo tanto, es fundamental organizar y hacer seguimiento de todos los candidatos , sus calificaciones, el cronograma y los resultados.

Excel es una herramienta excelente para almacenar y ordenar datos relativamente simples, y con conocimientos avanzados, es capaz de mucho más. Pero ¿puede satisfacer eficazmente las demandas de un profesional de reclutamiento moderno ? Con la llegada de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS), esto ya no parece ser así. Excel vs. ATS : ¿cuál ganará?

¿Qué es un ATS? 

¿Qué es un ATS? 

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) es un software que gestiona el proceso de reclutamiento y contratación, incluyendo las ofertas de empleo y las solicitudes. Organiza la información sobre los solicitantes de empleo y permite realizar búsquedas.

Como su nombre indica, un ATS realiza un seguimiento de los candidatos durante todo el proceso de contratación . Ayuda a programar entrevistas, emite notificaciones y alertas, y envía correos electrónicos automatizados a candidatos y empleados, como reclutadores y gerentes de contratación.

Pero estos sistemas son mucho más que simples organizadores. Un ATS también se utiliza para clasificar las solicitudes y recomendar a los mejores candidatos. También puede buscar palabras clave o usar algoritmos similares a la IA para realizar un análisis más profundo del candidato. El objetivo es agilizar el proceso de revisión de solicitudes.

Los responsables de contratación pueden entonces preseleccionar a los candidatos mediante el ATS y hacer seguimiento de su progreso durante el proceso de contratación. Al digitalizar el proceso de contratación de esta manera, un ATS permite a los empleadores ahorrar tiempo y dinero.

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¿Cómo funcionan los ATS?

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ayuda a una organización a gestionar cada paso del proceso de selección, desde la redacción de la oferta de empleo hasta la presentación de la oferta . El ATS monitoriza toda la actividad del candidato.

Los siguientes pasos son típicos de un proceso de reclutamiento: 

• La solicitud de empleo se crea y, si es necesario, se aprueba en el sistema.
• El puesto se publica en uno o más lugares , incluso internamente para los empleados, en el sitio web de la organización y en sitios de trabajo externos.
• Los candidatos solicitan el puesto . Es posible que tengan que responder preguntas relacionadas con el puesto, como su experiencia laboral y formación. Algunos sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) pueden configurarse para rechazar automáticamente a los candidatos según sus respuestas a ciertas preguntas.
• El ATS puede analizar currículos y clasificar nuevas solicitudes a medida que se envían.
• Al mismo tiempo, un cazatalentos contacta a los candidatos . Gracias al ATS, puede descargar automáticamente todos los datos del candidato de LinkedIn en un único programa, accesible para los reclutadores.
• El reclutador revisa las solicitudes en el sistema y selecciona a los candidatos a seguir.
• Se pueden realizar entrevistas con el reclutador, el gerente de contratación y otras personas según sea necesario. Se pueden registrar notas en el ATS después de cada entrevista para futuras consultas.
• Una vez identificado el candidato preferido, el reclutador normalmente utiliza el ATS para enviar la oferta al candidato .
• Si el candidato acepta la oferta , se ponen a su disposición las funciones de recepción del ATS, pudiendo leer y firmar digitalmente políticas, rellenar formularios en línea y conocer más sobre la organización.

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Ventajas y desventajas de un ATS vs. Excel  

10 ventajas de un software ATS

→ 1. Menos tareas administrativas que agotan recursos y hacen perder tiempo.

Gestionar el proceso de reclutamiento diario con el ATS adecuado significa que pasará mucho menos tiempo repitiendo tareas como copiar y pegar, buscar, almacenar y realizar copias de seguridad.

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→ 2. Un ATS le permite desarrollar talento y obtener valor a largo plazo de su grupo de candidatos.

Se pueden encontrar joyas en aplicaciones anteriores, pero enterradas en hojas de cálculo y bandejas de entrada, pierden todo valor.

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→ 3. Permite el desarrollo de una estrategia de contratación informada .

Es difícil tomar decisiones a largo plazo basadas en datos sobre la contratación futura con sistemas dispares. Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) permite implementar un proceso consistente mediante sus herramientas de análisis de reclutamiento.

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→ 4. Se acorta el plazo de contratación.

El tiempo de contratación, una métrica clave para la eficacia del reclutamiento, es un indicador sólido del rendimiento de un equipo de reclutamiento. Al automatizar tareas que antes se realizaban manualmente, el proceso, desde la solicitud hasta la aceptación, se agiliza y resulta más rentable.

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→ 5. La experiencia del candidato cumple con sus expectativas .

Un sistema de gestión integral e integrado ofrecerá un proceso transparente, enriquecido e informado para quienes buscan y solicitan empleo.

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→ 6. Se fortalece la marca empleadora

Una experiencia positiva para el candidato mejora la reputación de su empresa e impacta su negocio . Las empresas con marcas sólidas tienen menores costos de contratación y atraen a mejores candidatos.

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→ 7. La publicación automatizada de empleos es eficiente y rápida 

Publicar automáticamente ofertas de trabajo en sitios de clasificados y redes sociales le ahorra tiempo, reduce su lista de tareas administrativas y ofrece más garantías de éxito.

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→ 8. Los candidatos de alta calidad son más fáciles de identificar

Ahora es fácil saber en qué etapa del proceso de contratación se encuentran los candidatos y, como resultado, ninguno se pierde en el proceso. Una comunicación frecuente y exhaustiva mantiene a los candidatos interesados.

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→ 9. Se mantiene el cumplimiento

Con un enfoque estandarizado y herramientas especializadas para la verificación de antecedentes, es más fácil proteger los datos confidenciales de los candidatos y demostrar que cumple con las leyes y regulaciones de protección de datos.

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→ 10. La colaboración dentro del equipo es más fuerte

Si utiliza un enfoque grupal para gestionar el reclutamiento, es más fácil construir equipo de reclutamiento cohesionado y eficaz , con acceso compartido a toda la información y las comunicaciones relevantes.

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3 razones por las que Excel no es adecuado para el reclutamiento

1. Almacenamiento, presentación y recuperación de datos

Excel puede almacenar una cantidad enorme de datos simples. La cantidad de datos que Excel puede almacenar no es el problema; es el tipo de datos, cómo se presentan y las capacidades de búsqueda lo que limita a los profesionales de reclutamiento.

Si trabajas con Excel, necesitarás alternar entre programas y tener un sistema de archivos extremadamente organizado para evitar perder información esencial.

A medida que se registran nuevos candidatos, los datos se acumulan rápidamente y se vuelve cada vez más difícil encontrar lo que necesita, cuando lo necesita.

2. Colaboración y confidencialidad

Los documentos estándar de Excel son limitados porque solo pueden ser editados por un usuario a la vez . Los documentos descargados del almacenamiento en la nube, modificados y luego devueltos a la red suelen provocar la pérdida de datos , ya que se sobrescriben los cambios del usuario.

A veces, es posible que desee ocultar datos específicos a un grupo de usuarios. En Excel, puede proteger con contraseña hojas de cálculo individuales, pero esto no garantiza la seguridad de los datos. Esto puede ser un problema si usa Excel para almacenar información confidencial.

3. Integraciones y flujos de trabajo

Si utiliza Excel para almacenar datos, es probable que también utilice una de procesamiento de textos para tomar notas, así como un calendario aplicación de correo electrónico para administrar las comunicaciones.

Cuanto más cambies de software, más tiempo perderás . A medida que evoluciona el reclutamiento, dependerás cada vez más de múltiples aplicaciones. Esto creará un flujo de trabajo inconexo y complejo, lo que aumentará la probabilidad de errores.

Excel es una excelente aplicación con muchos usos en el mundo empresarial, pero no está diseñada para manejar el flujo de trabajo del reclutamiento moderno.

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Marvin ATS, ¿por qué es esto práctico? 

Marvin Recruiter es ideal para apoyar actividades de reclutamiento.

Agregar candidatos propuestos a través de la plataforma en 1 clic gracias a la IA ahorra mucho tiempo en la búsqueda , y la búsqueda avanzada en la base de datos hace que la búsqueda sea más inteligente y mejor dirigida para ofrecer un apoyo más cualitativo.

Por otro lado, el flujo de trabajo facilita la organización de la jornada laboral al centralizar los candidatos a contactar en un solo lugar, sin la sobrecarga de información. Todo lo que un reclutador necesita está en una sola plataforma: estadísticas, seguimiento de procesos y una base de datos de candidatos.

El equipo de Marvin Recruiter también está disponible para personalizar la plataforma tanto como sea posible para adaptarla a sus necesidades.

Desde una perspectiva de gestión, la herramienta me permite realizar un seguimiento del rendimiento general e individual de mi equipo para asegurar que cada vendedor logre sus objetivos.

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Conclusión  

Aunque Excel es una excelente aplicación con una amplia gama de usos en el mundo empresarial, no está diseñada para manejar el flujo de trabajo del reclutamiento moderno.

Al igual que Marvin Recruiter, existen muchas soluciones que desarrollan software de reclutamiento para profesionales. Estos Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS) permiten gestionar todo el proceso de reclutamiento desde un único sistema altamente integrado.

Gracias a funciones como la automatización de tareas clave, el análisis inteligente del currículum, la conectividad a redes sociales y sitios de empleo, la potente integración con LinkedIn y la gestión bidireccional del correo electrónico, los ATS han demostrado su eficacia y rentabilidad.

solución Marvin Recruiter y formar tu propia opinión sobre Excel VS ATS !

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